Từ ngày 10/07/2025, khi thực hiện thủ tục gia hạn thời gian lưu trú đối với tư cách lưu trú “Kinh doanh – Quản lý” (経営・管理ビザ), Cục Xuất Nhập Cảnh yêu cầu bổ sung “Bản giải trình chi tiết về nội dung hoạt động kinh doanh hoặc quản lý trong thời gian lưu trú gần nhất” như một tài liệu bắt buộc.
Bài viết này sẽ giải thích rõ nội dung, mục đích và cách viết loại tài liệu mới này.
1. Tài liệu mới được bổ sung là gì?
Tài liệu mới yêu cầu:
Bản giải trình chi tiết về nội dung hoạt động kinh doanh hoặc quản lý trong thời gian lưu trú gần nhất (không bắt buộc theo mẫu, hình thức tự do)
Có thể hiểu đây là báo cáo hoạt động kinh doanh do chính đương sự lập, mô tả cụ thể những việc đã làm trong thời gian vừa qua.
2. Ngày áp dụng và đối tượng
- Ngày ban hành: 10/07/2025
- Đối tượng: Tất cả người nước ngoài đang xin gia hạn visa Kinh doanh – Quản lý, đặc biệt là các doanh nghiệp thuộc nhóm xét duyệt hạng 3 và 4 theo phân loại của Cục Xuất Nhập Cảnh.
3. Lý do thay đổi quy định
Cục Xuất Nhập Cảnh đưa ra quy định này nhằm ngăn chặn tình trạng “cho mượn tên công ty” hoặc doanh nghiệp không hoạt động thực tế.
Trước đây, dù đã nộp báo cáo tài chính và giấy chứng nhận nộp thuế, nhưng đôi khi vẫn chưa đủ thông tin để xác minh thực trạng hoạt động.
Vì vậy, việc yêu cầu đương sự trực tiếp giải thích chi tiết các hoạt động đã thực hiện sẽ giúp cơ quan xét duyệt đánh giá rõ ràng hơn.
4. Nội dung cần có trong bản giải trình
Khi viết, cần đảm bảo 4 điểm sau:
(1) Nội dung hoạt động cụ thể
- Ví dụ: Gặp gỡ khách hàng, ký kết hợp đồng, lên kế hoạch quảng bá sản phẩm mới, tuyển dụng và đào tạo nhân sự
- Ghi rõ: Ai – Khi nào – Ở đâu – Làm gì – Cách thực hiện ra sao
(2) Số liệu cụ thể
- Doanh thu, lợi nhuận, số lượng nhân viên, số lượng khách hàng hoặc hợp đồng
- Có thể so sánh với cùng kỳ năm trước để làm rõ kết quả
(3) Thay đổi so với lần xin trước
- Quy mô kinh doanh, nhân sự, lĩnh vực hoạt động và lý do thay đổi
(4) Tính thống nhất với các giấy tờ khác
- Nội dung báo cáo phải phù hợp với báo cáo tài chính, tờ khai thuế, hóa đơn, sao kê ngân hàng
5. Hình thức tự do nhưng cần “cụ thể”
- Không dài dòng, tập trung thông tin chính
- Nên trình bày theo dạng gạch đầu dòng và theo thứ tự thời gian
- Dùng số liệu, tên riêng để tăng tính thuyết phục
- Tuyệt đối không khai sai hoặc phóng đại
6. Những trường hợp dễ bị bất lợi
- Nội dung chung chung, không rõ ràng (“đã nỗ lực kinh doanh” mà không có ví dụ cụ thể)
- Không có số liệu minh chứng
- Mâu thuẫn với các tài liệu khác trong hồ sơ
- Hoạt động kinh doanh thực tế rất ít hoặc không có
Khi rơi vào các trường hợp này, nguy cơ bị rút ngắn thời gian lưu trú hoặc bị từ chối gia hạn sẽ rất cao.
7. Kết luận
Từ ngày 10/07/2025, khi xin gia hạn visa Kinh doanh – Quản lý, bắt buộc phải nộp Bản giải trình hoạt động.
Nếu doanh nghiệp hoạt động thực tế thì đây không phải vấn đề lớn, nhưng nếu chuẩn bị hồ sơ sơ sài, bạn có thể bị từ chối gia hạn.
Nguyên tắc vàng: Trình bày cụ thể, có số liệu và nhất quán.
Nếu không tự tin, bạn nên nhờ sự hỗ trợ của luật sư hoặc hành chính viên chuyên về visa.
コメント